Een efficiënte livestream organiseren

Wat is nou eigenlijk de key to success om een goede livestream te organiseren? ‘Een goed begin is het halve werk’, is een veelgehoorde uitspraak. Deze geldt ook voor succesvolle online sessies dus zorg voor een goede voorbereiding. Ofwel, de pre-productie! Hoe kun je een efficiënte livestream organiseren en wat houdt ‘pre-productie’ precies in? Lees het hier!

5 tips voor een goede voorbereiding

Livestreams – je ziet ze steeds vaker voorbij komen bij verschillende soorten organisaties. Dankzij de brede inzetbaarheid ziet een groeiend aantal mensen de voordelen van livestreams in. Maar hoe zet je zo’n online sessie op?

Stel, je hebt een briljant idee bedacht om vanuit jouw vakgebied een webinar te organiseren, hoe ga je dit dan aanpakken? Het moet natuurlijk wel wat professioneler overkomen dan wanneer je vanaf een zolderkamer achter je laptop kruipt en je webcam aanzet. Om klasse uit te stralen heb je liever dat het lijkt alsof je een hele cameraploeg om je heen hebt!

In dit blog delen we een aantal tips die je op weg helpen om een goede livestream te organiseren.

Tip 1: Heldere communicatie

Wanneer je een livestream organiseert dan is het belangrijk dat je goed op de hoogte bent van de wensen en verwachtingen. Als jouw klanten nog niet precies weet wat ze willen, is het goed om ze zoveel mogelijk uit te vragen. Zo kun jij een duidelijk plan opstellen om mee aan de slag te gaan. Enkele punten die hierbij van belang zijn:

Loggen – Zorg dat alle afspraken tussen jou en de opdrachtgever genoteerd staan, zo kun je niks vergeten en is alles helder voor alle partijen. Eén week voorafgaand aan de stream zet je de informatie om in een draaiboek. Aan de hand van een draaiboek weet iedereen, van sprekers tot aan de techniek, wat wanneer moet gebeuren tijdens de stream.

Documentatie – Stel documenten over zaken als kledingvoorschriften samen en deel deze met je klant voor de optimale voorbereiding. Stuur eventueel voorbeelden ter inspiratie mee om je klant op weg te helpen.

Tip 2: Concept uitdenken

Voordat je begint, is het belangrijk dat je een concept hebt uitgedacht met hierin alle punten verwerkt. Dit concept bestaat uit de volgende onderdelen.

Doelstelling – Wat wil je met je stream bereiken? Gaat het om het overbrengen van veel kennis of wil je jouw deelnemers meenemen in een proces of verandering? Het concept, de opstelling en de visuele middelen die je gebruikt zijn bij deze voorbeelden wezenlijk anders. Bij het delen van kennis maak je veel gebruik van een presentatie met informatie en richt je je in grote mate tot de deelnemer. Bij een proces of verandering ga je waarschijnlijk in gesprek met gastsprekers, bijvoorbeeld in een interview setting.

Doelgroep – Wie wil je bereiken met jouw livestream, en op welke manier kun je dit het beste doen? Iedere doelgroep zal op een verschillende manier geactiveerd worden. Vind je dit zelf lastig om te bepalen? Laat je dan vooral adviseren om optimaal resultaat met de livestream te boeken!

Platform – De keuze van het platform is belangrijk omdat niet alle functionaliteiten beschikbaar zijn binnen elk platform. Bedenk dus goed of en welke interacties je tijdens je livestream wilt gebruiken. Voorbeelden hiervan zijn een live chat, call to actions of een poll.

Presentatie – Wil je tijdens het webinar een presentatie laten zien? Bedenk dan van tevoren hoe je deze in beeld wil brengen. Houd rekening met de positie van tekst en afbeeldingen, en zorg dat alles duidelijk leesbaar is. Het zou natuurlijk zonde zijn om tijdens de livestream te ontdekken dat deelnemers jouw presentatie helemaal niet zo goed kunnen zien.

Datum en tijdstip – Het is goed om de datum en het tijdstip in een vroege fase vast te leggen. Pas als dit vastligt kun je namelijk een eventuele locatie, crew en gear reserveren.

Aantal sprekers – Zorg dat je weet hoeveel sprekers er aanwezig zijn in de livestream zodat je een mooie opstelling kunt bedenken. Bedenk ook goed of dit aantal goed aansluit bij je doel. Vier mensen tegelijk laten presenteren is waarschijnlijk niet zo’n goed idee.

Tip 3: De ultieme locatie

Locatie – Vraag jezelf af waar je graag wil gaan uitzenden. Belangrijk is dat je goed licht hebt en geen last hebt van omgevingsgeluiden zoals luidruchtige werkzaamheden, langsrazend verkeer of een hondenkennel. Keuze gemaakt? Vergeet dan niet tijdig te reserveren!

Internet – Het lijkt voor de hand te liggen maar toch kunnen we niet genoeg benadrukken hoe belangrijk een goede internetverbinding is. Misschien is het zelfs wel het allerbelangrijkste punt voor een succesvolle livestream! Je online sessie komt natuurlijk alleen goed uit de verf wanneer je kijkers deze zonder ruis kunnen bijwonen. Check daarom ruim van te voren of het internet op de locatie waar je gaat streamen goed genoeg is!

Tip 4: Benodigdheden voor een spectaculaire show

Gear – Bedenk goed wat je allemaal nodig hebt om er een spectaculaire show van te maken.
Vraag jezelf dus af hoeveel camera’s, welke belichting, audio en hardware essentieel zijn om een tof eindresultaat neer te kunnen zetten. Is je lijst compleet? Dan is het tijd om te zorgen dat je de desbetreffende gear op tijd leent, koopt of huurt.

Instarts – Om je stream net wat extra te geven is het een mooie toevoeging om vooraf opgenomen video’s in te starten tijdens je stream. Je kan deze opnemen op een andere locatie, eventueel met een gastspreker die je interviewt. Door deze afwisseling blijft de aandacht van je deelnemers er langer bij.

Aankleding – Stem samen met jouw opdrachtgever af wat de sfeer tijdens de opname moet zijn. Wil de klant haar merk uitdragen door banners en ander promotiemateriaal in beeld te brengen of moet de set wat ‘natuurlijker’ aanvullen? Probeer verschillende lichtkleuren uit om de ideale sfeer te creëren en bekijk welke props voor een passende aankleding zorgen.

Tip 5: Duidelijke briefing

Last but not least, zorg ervoor dat alle afspraken goed gebriefd zijn. Of je nou in je eentje of met een team van 10 personen aan de slag gaat, een goed draaiboek en script zorgen voor een hoop duidelijkheid. Wanneer je de afspraken en plannen vervolgens ook goed met de klant afstemt, vergroot je de kans op het verwezenlijken van alle verwachtingen.

Je kunt een draaiboek template van ons krijgen, of deze zelf opstellen. Het belangrijkste is dat je op de dag van de livestream stap voor stap het programma kan volgen. Zo is het grote denkwerk achter de rug en kun je op de dag zelf meegenieten van je harde werken. You earned it!

Samen de ultieme livestream organiseren?

Heb je grootse plannen om een livestream te organiseren, maar weet je niet goed hoe je het moet aanpakken? Of weet je eigenlijk niet of een livestream wel iets voor jouw organisatie is? Geen paniek, wij helpen je graag met het uitdenken en opzetten van een succesvolle livestream.

Dankzij de kennis en ervaring die wij na 300+ livestreams in huis hebben, kunnen we onszelf ware Livestream Experts noemen. Neem contact met ons op om de mogelijkheden vrijblijvend te bespreken.

contact

Wil je meer informatie uit eerste hand? We denken graag met je mee over jouw groei.

Telefoon: 085 489 40 70
E-mail: info@vanselfie.com
Adres: Nijverheidsweg 16B 3534AM Utrecht